Für einen großen SharePoint Hoster im öffentlichen Sektor stellte sich die Problematik, wie die Informationen, welche Leistungen erbracht wurden automatisch an SAP übermittelt werden können um sie gegenüber dem Kunden in Rechnung zu stellen.
HanseVision konnte hier helfen, die Lösung: eine SharePoint Website für die Abrechnungsdaten und ein PowerShell Skript.
Auf der Website befindet sich eine Liste „Websitesammlungen“, diese beinhaltet alle Websitesammlungen, die abgerechnet werden dürfen mit der URL, der Account-Nummer aus SAP und Informationen, welche Leistungen laut Vertrag inklusive sind.
Eine weitere „Abrechnungsliste“ dient sowohl als Zwischenspeicher, als auch zum Hinzufügen manueller Positionen (z.B. Rückspielung eine Backups). Außerdem kann hier über eine Ansicht ein Archiv der an SAP übermittelten Positionen gruppiert nach Datum eingesehen werden. Dabei referenziert Leistungsart auf die Liste „Leistungen“, in der alle angebotenen Leistungen mit ihrer Leistungsnummer aus SAP gelistet sind.
Das Power-Shell-Skript wird einmal im Monat ausgeführt, es ermittelt dabei u.a. das Quota (also den zur Verfügung stehenden Speicherplatz) der Websitesammlung und schreibt abzurechnende Positionen als neue Zeilen in die „Abrechnungsliste“ und setzt dabei Anzahl und Leistungsart.
Nachdem die Abrechnungsliste so vorbereitet wurde, erstellt das Skript aus allen Zeilen (auch manuell hinzugefügten) dieser Liste, die noch nicht als „Abgerechnet“ markiert sind, eine Textdatei als Export für SAP und lädt diese in eine vorgegebene Bibliothek.